ساختار سازمانی چیست و چه اهمیتی دارد؟
ابتدا پیش از هر چیزی قصد داریم به تعریف ساختار سازمانی بپردازیم. یک ساختار سازمانی:
- توضیحی از روند کاری و مسئولیت‌هاست؛
- راهنمای روزانه برای مدیریت وظایف، تعامل و گزارشگری کارمندان است؛
- روشی سریع برای برای کمک به کارکنان است تا بدانند باید از کجا برای حل مسائل خاص کمک بگیرند.
ساختار سازمانی که به خوبی طراحی شده باید بخش جدایی‌ناپذیری از برنامه ریزی استراتژیک شما باشد، چراکه می‌تواند تأثیر قابل‌توجهی در عملکرد شرکت و تجربه‌ی مشتریان داشته‌باشد.
مهم نیست که تجارت شما از نظر اندازه، رشد یا فعالیت در چه سطحی باشد، شما باید یک ساختار سازمانی ایجاد کنید و به طور دوره‌ای در ساختار سازمانی خود تجدید‌نظر و آن را بهینه‌سازی کنید.
۳ عامل تاثیرگذار بر ساختار سازمانی چیست؟
۱. چشم‌انداز بلندمدت تجارت شما چیست؟
- هدف تجارت شما چیست و امیدوارید در آینده به چه چیزهایی دست یابید؟
- ساختار سازمانی شما نقشهای برای چگونگی تحقق چشم انداز شماست.
۲. چه قولی به مشتریان خود داده‌اید؟
- مشتریان شما چه کسانی‌اند و چه وعده‌ای به آنها می‌دهید؟
- مشتریان چگونه با تجارت شما ارتباط برقرار می‌کنند و چه انتظاری از آن تعامل دارند؟
- مشتری شما تصمیم‌گیرنده‌ی نهایی است و همه‌چیز باید از دیدگاه او انتخاب شود؛
- نحوه‌ی سازماندهی شغلی شما باید از تحقق وعده‌ای که به مشتری خود داده‌اید، پشتیبانی کند.
۳. بر اساس حضور در بازار، برای تحقق وعده‌هایی که برندتان داده، به چه نوع فرهنگی نیاز دارید که بهتر از رقیبان خود عمل کنید؟ به عبارت دیگر برای موفقیت برون‌سازمانی، سازماندهی درون‌سازمانی شما باید به چه نحوی باشد؟ در نظر بگیرید که شرکت شما برای دستیابی به اهداف خود چگونه عمل می‌کند. برای انجام این کار، این سؤالات را از خود بپرسید:
- داشتن چه نوعی از فرهنگ سازمانی به بهترین وجه به مشتریان شما خدمت می‌کند؟
- کارمندان و تیم شما چگونه می‌توانند برای دستیابی به این اهداف به بهترین وجه همکاری کنند؟
- در حال حاضر تصمیمات چگونه گرفته می‌شوند و آیا راه بهتری برای آن وجود دارد؟
- چه سطحی از اختیار برای تصمیم‌گیری‌ها لازم است؟
فرایند طراحی ساختار سازمانی چیست؟
حال که با تعریف ساختار سازمانی آشنا شدیم، وقت آن است که به نحوه‌ی طراحی ساختار سازمانی نیز بپردازیم. هنگامی که فهمیدید کسب‌وکار شما چگونه به عوامل فوق رسیدگی می‌کند، آماده‌اید ساختار سازمانی خود را بسازید یا تغییر شکل دهید.
فرایند کلی طراحی ساختار سازمانی بدین شکل است:
۱. برای آینده برنامه‌ریزی کنید
از خود بپرسید: بیزینس شما به کجا هدایت می‌شود؟ چه کارهایی می‌خواهید انجام دهید که هنوز انجام نداد‌ه‌اید؟
تا جایی که می‌توانید برای آینده برنامه‌ریزی کنید. این برنامه برای سازمان های جدیدتر ۳ تا ۵ سال آینده را پوشش خواهد داد. برای سازمان‌هایی که قدمت بیش‌تری دارند، ۱۰ سال یا بیشتر را هدف بگیرید.
۲. گذشته را در نظر داشته باشید
از نظر نحوه‌ی همکاری ادارات یا تیم‌ها، آن‌چه تا کنون به خوبی عمل کرده و چیزهایی که به حد کافی مطلوب واقع نشده‌اند را در نظر بگیرید.
به عنوان مثال آیا بخشهای خاصی در سازمان با یکدیگر چالش دارند؟ آیا سیستم گزارش شما باعث می‌شود برخی از تیم‌ها با هم رقابت کنند؟
اینگونه فکر کنید: اگر خانه‌ای یک‌طبقه داشته‌باشید که در زیربنایش شکافی داشته باشد، با ساختن طبقات بیشتر این مشکل وخیم‌تر و خطرناک‌تر خواهد شد.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
۳. ساختار سازمانی خود را بسازید
بدون استفاده از نام‌ها یک چارت سازمانی طراحی کنید. در این مرحله تمرکز شما باید بر مشخص کردن این موارد باشد:
- روند کاری بهینه و کارآمد؛
- دستیابی به اهداف تجاری؛
- خدمت به مشتریان مطلوب.
روش‌های متعددی وجود دارد که می‌توانید کارمندان خود را سازماندهی کنید:
- بر اساس عملکرد (فروش، بازاریابی، حسابداری، امور مالی و غیره)؛
- بر اساس ناحیه؛
- بر اساس خط تولید.
سازمان شما می‌تواند عمودی، سلسله‌مراتبی، مسطح یا ماتریسی باشد که در ادامه انواع آن را نام برده و بررسی می‌کنیم.
از نرم‌افزارهای برنامه ریزی سازمانی برای نیل به این اهداف بهره ببرید:
- نمودارهای سازمانی داده‌محور طراحی کنید؛
- چشم‌اندازی پویاتر و تعاملی‌تر از شرکت خود کسب کنید؛
- همزمان تاثیر تغییرات را مشاهده کنید؛
- تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرید؛
- برای هر موقعیت یا هر باکس، یک لیست نقطه‌گلوله‌ای از پنج تا شش مورد که مسئولیت‌های شغلی را توصیف می کند، بنویسید.
۴. افراد را به این ساختار سازمانی اضافه کنید
پس از این‌که ساختار سازمانی خود را طراحی کردید، اگر سازمان شما تشکیل شده و کارکنانی دارید که مشغول به کارند، نام آنها را اضافه کنید. تصمیم‌گیری عینی درمورد این‌که یک کارمند موجود برای نقشِ تعریف‌شده مناسب است یا نه، هم ضروری است و هم دشوار. اگر کارمندی مانند قبل برای نقش خاصی متناسب نیست، می‌توانید افراد باصلاحیت دیگری را بیابید.
برای سازماندهی این صلاحیت‌ها می‌توان طرحی را ایجاد و اجرا کرد. در مقابل شاید آن کارمند برای نقش دیگری در سازمان مناسب‌تر باشد. بررسی کنید که آیا هر کارمند متناسب با نقش خود هست یا نه. یعنی:
- کارمند سطح مهارت لازم را برای داشتن عملکرد خوب دارد؛
- کارمند تمایل به ایفای این نقش دارد.
اگر سطح مهارت کارمندی در سطح قابل‌انتظار نیست باید روی آموزش او، با اختصاص هزینه و زمان سرمایه‌گذاری کنید. ممکن است کارمندی مجموعه مهارت‌های لازم را داشته‌باشد اما از کار خود لذت نبرد؛ یا احتمال دارد که نقش جدید سطحی از فشار بر او وارد کند که نمی‌خواهند. اصل سنجش مهارت در مقابل تمایل و علاقه درمورد استخدام‌ها و نیروهای جدید نیز صدق می‌کند.
۵. بین اقتدار و مسئولیت تعادل ایجاد کنید
کارمندان شما در هر سطحی از ساختار سازمانی که قرار بگیرند، باید به آنها به میزان متناسبی اقتدار و مسئولیت بدهید. در غیر این صورت ممکن است احساس ناتوانی داشته‌باشند و ناامید شوند.
۶. داده‌ها و معیارهای کارمندان را اضافه کنید
مورد دیگری که پس از طراحی ساختار سازمانی باید بدانید این است که باید معیارهای کلیدی را به نمودار سازمان خود اضافه کنید تا تصویری جامع از فرد مشخص‌شده در هر نقش به شما ارائه دهد. این امر کمک خواهد کرد که پیشینه‌ی جامعی از سازمان خود به دست آورید.
این معیارها می‌تواند شامل رتبه‌بندی‌های سابقه‌ی شغلی و عملکرد باشد. انجام این کار به شما کمک خواهد کرد:
- عوامل ریسک را بررسی کنید تا بتوانید از پیش برای‌شان برنامه‌ریزی کنید. به عنوان مثال آیا در سازمان خود کارمندی دارید که عنوان شغلی یا حقوق او با جایگاه شغلی‌اش مطابقت ندارد؟ این شخص ممکن است قصد داشته‌باشد سازمان شما را ترک کند؛
- نوع دستاورد و نقش هر کارمند را مشخص کنید. وفاداری، سخت‌کوشی، پشتیبانی، در حد متوسط بودن، یا کارمندی که پتانسیل ارتقا گرفتن و پیشرفت دارد و…؛
- در برنامه ریزی جانشین پروری شرکت کنید تا بتوانید بفهمید در صورت ارتقا یا ترک خدمت کارمندی دیگر، کدام کارمندان می‌توانند در آن نقش‌ها کاندیدای خوبی باشند.
۷. مدیریت عملکرد دقیقی داشته‌باشید
پس از طراحی ساختار سازمانی و اجرایی کردن مراحل قبلی که ذکر کردیم، اکنون باید در طول سال کارمندان را به طور مداوم ارزیابی کنید و بیش از پیش، از ساختار سازمانی خود اطلاعات به‌روز داشته‌باشید. این بررسی‌های دوره‌ای به جلوگیری از بروز مشکلاتی که از رشد سریع سازمان ناشی می‌شوند نیز کمک می‌کند.
۸. ساختار سازمانی خود را سالانه مرور کنید
این مرور سالانه به اطمینان از درستی برنامه‌ریزی در ۱۲ ماه آینده کمک می‌کند.
ساختار سازمانی شما باید روندی تکاملی داشته‌باشد، نه یک روند ثابت.
- آیا ساختار سازمانی شما هنوز هم نشان‌دهنده‌ی نحوه‌ی کسب‌وکار شما و آن چیزهایی است که نیروی کارتان نیاز دارد؟
- آیا هیچ یک از اهداف تجاری شما تغییر کرده‌است؟ بنابراین آیا ساختار سازمانی شما نیز به تغییر نیاز دارد؟
- آیا رابطه کاری بین بعضی از بخشهای سازمان ناکارآمد شده است؟
- آیا نیاز به اضافه کردن نیروی کار دارید؟ اگر چنین است، کدام بخش‌ها و چرا؟
- آیا این تصمیم نیازمند اضافه کردن یک بخش جدید به سازمان است؟
- آیا بدون اضافه کردن لایه‌های غیر ضروری قادر به رشد سازمان خود هستید؟
تصمیم‌گیری درباره‌ی ساختار سازمان چه روندی دارد؟
شما و تیم رهبر ارشدتان باید اختیار تصمیم گیری نهایی را در دست بگیرید. با این حال باید ایده‌ها و دیدگاه‌ها‌ی تمام سطوح سازمان را در این فرایند تاثیر دهید.
با درخواست پیشنهادات از همه‌ی کارمندان، ایده‌های جزء به کل را تشویق کنید. بالاخره آنها تا حد زیادی درگیر کارهای روزانه‌ی شرکت شما هستند و اطلاعات زیادی از پویایی و روابط تیمی دارند. دیدگاه آنها درمورد زمینه‌های قابل بهبود و نقاط مثبت سازمان را جدی بگیرید. سپس چشم‌انداز استراتژیک خود را برای آینده طراحی کنید.
رهبری ارشد به طور منحصر به فرد به این دیدگاه کمک می‌کند، زیرا دیدگاه گسترده‌تری از کل سازمان دارد. شما و تیم‌تان اطلاعاتی دارید که پرسنل سطح پایین‌تر از آنها مطلع نیستند.
مثلا:
- تغییرات قریب‌الوقوع بازار؛
- تغییر در استراتژی‌ها یا اولویت‌ها؛
- مسائل مالی؛
- قراردادها و پروژه‌های آینده؛
- ادغام شدن با شرکت‌های دیگر یا تحت مالکیت گرفتن آنها.
علاوه بر این همه‌ی تیم‌ها به طور مستقیم و غیرمستقیم بر یکدیگر تأثیر می‌گذارند. پرسنل در سطوح پایین ممکن است برای درک این روابط و این‌که چگونه تغییرات خاص بر هماهنگی روند کاری خدشه وارد می‌کنند، دید کافی نداشته باشد.
اندازه‌ی کسب‌وکار چه تأثیری بر ساختار سازمانی می‌گذارد؟
ممکن است برای‌تان غیرمنتظره باشد که فرایند کلی طراحی یک ساختار سازمانی، مستقل از تعداد کارمندان، یکسان است و هیچ فرمول قطعی برای ساختار سازمانی ایدئال یا تعداد لایه‌های لازم برای اندازه‌ی کسب‌وکار شما وجود ندارد. در مقابل ساختار سازمانی بهینه به چیزهایی مربوط می‌شود که کمک می‌کنند تا انتظارات مشتری خود را به طور مؤثر عملی کنید.
شرکت‌های کوچک‌تر و استارتاپ‌ها
تمایل و اشتیاق کارمندان شما برای ایفای نقش، مهم‌تر از مهارت آن‌هاست. در شرکت‌های کوچک‌تر و به ویژه در استارتاپ‌ها، بیشتر از این‌که تمرکز بر تقسیم وظایف بر اساس شرح دقیق وظایف شغلی باشد، بر انجام دادن تمام اموری است که باید انجام شوند. این امر برای بقا‌ی سازمان حیاتی است.
این مرحله‌ای از کسب‌وکار است که در آن از هر چیزی برای حل مشکلات کمک گرفته می‌شود و افراد در انواع نقش‌ها قرار می‌گیرند. در این سناریو، تحمل کارکنان خود را برای ابهام، استرس و ناامیدی بسنجید. از آنها بپرسید که آیا به دلیل انجام وظایف فراتر از مجموعه مهارت‌های خود مضطرب هستند یا نه.
شرکت‌های بزرگ‌تر
در این حالت مهارت کارکنان نقش مهمی ایفا می‌کند. در شرکت‌های بزرگ‌تر، افراد کارهای تخصصی‌تری انجام می‌دهند تا کیفیت کار پایین نیاید و مدیران برای تمرکز بر پیشبرد کسب‌وکار آزادتر هستند.
در این‌جا، کارکنان باید کارهای فردی خود را سریع و به‌راحتی انجام دهند. نقش‌ها به طور واضح تعریف شدهاند، تیم‌هایی شکل گرفته‌اند و گزارشدهی به طور سازمان‌یافته انجام می‌گیرد.
انواع ساختار سازمانی چیست؟
در این بخش به انواع ساختار سازمانی می‌پردازیم و هر کدام را به طور کامل تعریف می‌کنیم. احتمالا تاکنون نمودار یا چارت سازمانی شرکت خود را دیده‌اید. همه ما می‌توانیم حدس بزنیم که آن چارت چگونه به نظر می‌رسد.
نمودار سازمانی معمول مانند یک هرم به نظر می‌رسد، مدیران عالی‌رتبه در بالا قرار دارند و با خطوطی به مدیران میان‌رده و در نهایت به کارمندان می‌رسد.
اما همه‌ی شرکت‌ها نمی‌توانند با ساختار سازمانی سلسله‌مراتبی بهترین عملکرد را ارائه دهند. بیایید ۷ مورد از انواع ساختار سازمانی و دلایلی را که ممکن است هر کدام از آنها را استفاده کنید، مرور کنیم.
۱. ساختار سازمانی سلسله‌مراتبی (Hierarchical)
نمودار سازمانی هرمی که قبلا به آن اشاره کردیم، به عنوان نمودار سازمانی سلسله‌مراتبی شناخته می‌شود. ساختار سلسله‌مراتبی متداول‌ترین نوع ساختار سازمانی است، زنجیره فرمان از بالا (به عنوان مثال مدیرعامل یا مدیر) به پایین (به عنوان مثال سطح مبتدی و کارمندان سطح پایین) است، و هر کارمندی سرپرست دارد.
مزایا
- سطح اختیار و مسئولیت‌ها را بهتر تعریف می‌کند؛
- تعیین می‌کند هر شخص به چه کسی گزارش می‌دهد یا درمورد پروژه‌های خاص با چه کسی صحبت می‌کند؛
- با نشان دادن مسیرهای شغلی مشخص به کارکنان انگیزه می‌دهد؛
- به کارکنان تخصص می‌دهد؛
- باعث ایجاد حس صمیمیت در کارکنان یک بخش می‌شود.
معایب
- به دلیل افزایش بوروکراسی ممکن است نوآوری یا تغییرات مهم را محدود کند؛
- می‌تواند باعث شود کارمندان به جای کل شرکت به نفع بخش خود عمل کنند؛
- ممکن است کارمندان سطح پایین‌تر احساس کنند که اختیار کم‌تری دارند و نمی‌توانند ایده‌های خود را بیان کنند.
۲. ساختار عملکردی (Functional)
در تعریف این ساختار سازمانی باید گفت که مشابه با ساختار سازمانی سلسله‌مراتبی، ساختار سازمانی عملکردی نیز با موقعیت‌هایی با بالاترین سطح مسئولیت از بالا شروع می‌شود و پایین می‌آید. البته به طور عمده کارمندان با توجه به مهارت‌های خاص و عملکردشان در شرکت سازماندهی می‌شوند و هر بخش جداگانه به طور مستقل اداره می‌شود.
مزایا
- به کارمندان اجازه می‌دهد تا روی نقش خود تمرکز کنند؛
- باعث پرورش تخصص می‌شود؛
- به تیم‌ها و ادارات کمک می‌کند تا خودکفاتر شوند؛
- در هر اندازه‌ای از سازمان‌ها ارتقاپذیر است.
معایب
- ممکن است باعث ایجاد محدودیت در سازمان شود؛
- ارتباطات بین بخشی را مختل می‌کند؛
- فرآیندها و استراتژی‌ها را برای بازارها یا محصولات مختلف در شرکت مبهم می‌کند.
۳. ساختار سازمانی تقسیم‌شده (Divisional)
حال بگذارید برای‌تان توضیح دهیم ساختار سازمانی بخشی یا تقسیم‌شده چیست. در این نوع ساختار سازمان، بخشهای مختلف سازمان منابع خود را کنترل، و درواقع در سازمان‌های بزرگ‌تر مانند یک شرکت مستقل عمل می‌کنند. هر بخش می‌تواند تیم بازاریابی، تیم فروش، تیم فناوری اطلاعات و… خود را داشته‌باشد. این ساختار سازمان برای شرکت‌های بزرگ به‌خوبی عمل می‌کند، زیرا به بخشهای مختلف این امکان را می‌دهد تا بدون این‌که همه مجبور به گزارشدهی به مدیران باشند، تصمیم‌های لازم و ضروری را اتخاذ کنند.
مزایا
- به شرکت‌های بزرگ کمک می‌کند تا انعطاف‌پذیر باشند؛
- پاسخ سریع‌تری به تغییرات صنعت یا نیازهای مشتریان فراهم می‌کند؛
- رویکردی مستقل، خودبنیان و شخصی‌سازی‌شده ترویج می‌کند.
معایب
- می‌تواند باعث پیچیدگی و آشفتگی تعاملات بین دفاتر مرکزی و بخشهای مختلف شود؛
- می‌تواند منجر به رقابت یک شرکت با خودش شود.
۴. ساختار سازمانی ماتریسی (Matrix)
نمودار سازمانی ماتریسی مانند یک شبکه به نظر می‌رسد. حال می‌گوییم کاربرد این نمودار از انواع ساختار سازمانی چیست. این نمودار نشان‌دهنده‌ی تیم‌های چندوظیفه‌ای است که برای پروژه‌های خاصی تشکیل می‌شوند. به عنوان مثال شاید مهندسی به طور معمول در بخش مهندسی شرکت (که توسط مدیر مهندسی رهبری می‌شود) مشغول به کار باشد اما حال در پروژه‌ای موقت کار می‌کند (که توسط یک مدیر پروژه اداره می‌شود). نمودار سازمانی ماتریسی هر دوی این نقش‌ها و روابط سازمانی را مشخص می‌کند.
مزایا
- به سرپرستان این امکان را می‌دهد تا به‌راحتی افراد را بر اساس نیازهای یک پروژه انتخاب کنند؛
- دید پویاتری از سازمان ارائه می‌دهد؛
- کارکنان را ترغیب می کند که جدا از نقشهای اصلی خود، از مهارت‌های خود هم در جایگاه‌های مختلف استفاده کنند.
معایب
- بین مدیران بخش و مدیران پروژه درگیری ایجاد می‌کند؛
- بیشتر از سایر انواع نمودارهای سازمانی دچار تغییر می‌شود.
